Wybór optymalnej lokalizacji biura jest dla przedsiębiorstw dużym wyzwaniem, ściśle związanym z systemem przepływu informacji wewnątrz firmy. W korporacjach o rozbudowanej strukturze, można wyodrębnić jednostki odpowiedzialne za bezpośredni kontakt z klientem, określane mianem front office oraz jednostki dedykowane do obsługi procesów wewnętrznych, określane jako back office.

Potrzeba stałego podnoszenia jakości świadczonych usług oraz optymalizacja kosztów jest motorem skłaniającym przedsiębiorstwa do stosowania outsourcingu usług typu back office. Przekazanie pewnych procesów na zewnątrz umożliwia przede wszystkim koncentrację na podstawowej działalności firmy i przynosi wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów, oszczędności czasu oraz ułatwienia dostępu do profesjonalnych rozwiązań wysokiej jakości. Firmy outsourcingowe mogą zaoferować to wszystko m.in. dzięki lokalizacji poza relatywnie drogimi biurowcami w Warszawie oraz w centrach dużych miast.

Back office jest częścią systemu przepływu informacji w obrębie przedsiębiorstwa nie mającą bezpośredniego kontaktu z ostatecznym odbiorcą usługi, stąd biura do takich usług powinny być „niewidoczne” dla klienta. Są to budynki, w których odbywa się obsługa wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa tj. – zarządzanie zasobami ludzkimi, księgowość, call centre, logistyka czy składowanie. Powierzchnię biurową back office powinny charakteryzować przede wszystkim komfort pracy i efektywność wykorzystania powierzchni. Istotna jest dostępność komunikacyjna dla pracowników, ale dużo mniejsze znaczenie ma ekspozycja biura. Dlatego siedziby back office znajdują się poza ścisłym centrum miast, dzięki czemu możliwy jest do osiągnięcia relatywnie niski koszt najmu i eksploatacji. Należy pamiętać, że oszczędności mogą być osiągnięte dzięki lokalizacji, a nie kosztem jakości wykonania i standardu biurowca. Duże przedsiębiorstwa wybierają na swoje zaplecza takie miasta jak: Łódź, Poznań, Wrocław czy Trójmiasto. Rynek nieruchomości biurowych dostosowuje się do potrzeb najemców, stąd powstają inwestycje dedykowane poszczególnym branżom jak np. Park Biznesu Teofilów – nowoczesna inwestycja biurowa w Łodzi, oferująca atrakcyjne powierzchnie najmu stworzone specjalnie dla sektora BPO oraz usług.

Typowy front office każdej firmy to biura obsługi klienta, placówki handlowe, obsługa posprzedażowa. Lokalizacja biur dla bezpośredniego kontaktu z konsumentami powinna charakteryzować się dobrą dostępnością komunikacyjną i dobrą widocznością, przez co siedziby front office znajdują się w centrach miast bądź przy głównych ciągach komunikacyjnych. Przy wyborze lokalizacji istotny jest czynnik wpływający na prestiż, dlatego biurowce charakteryzują się wysokiej jakości materiałami wykończeniowymi, nowoczesną konstrukcją, czy charakterystycznym designem. Niezmiennie od wielu lat tendencje na rynku wskazują, iż najbardziej pożądaną lokalizacją dla głównych siedzib przedsiębiorstw w Polsce jest Warszawa. Większość zagranicznych inwestorów właśnie w stolicy chce mieć swoje przedstawicielstwa, co generuje duży popyt, który z kolei wpływa na wyższy koszt najmu w porównaniu z innymi dużymi ośrodkami miejskimi. Restrykcyjna polityka kosztowa skłania coraz więcej przedsiębiorstw do lokowania swoich siedzib back office poza Warszawą, wykorzystując przewagi konkurencyjne innych polskich miast regionalnych. Pozwala to generować oszczędności zarówno po stronie kosztów najmu i eksploatacji zajmowanej powierzchni biurowej jak i po stronie kosztów zatrudnienia.

Komentarz: Łukasz Maciak - Dyrektor Inwestycji Komercyjnych Arka BZ WBK Fundusz Rynku Nieruchomości 2 FIZ